2024年2月9日、徳島県北島町役場で「庁内連携会議」が開催されました。
今回のテーマは「庁内各課のお仕事内容を教えてもらい、お互いの仕事内容を知ろう！」です。
昨年11月24日に行われた「あったらいいな会議」に続き、庁内での連携を深めるためのワークショップが行われました。前回と同じくNPO法人YOU&ゆうの皆さんと一緒に参加し、私はグラフィックレコーディングを担当させていただきました。
会議の目的
重層的支援体制整備事業を進める上で、欠かせないのが庁内の「連携」です。
職員同士が顔の見える関係を築き、それぞれの業務内容や課題を理解するために、お互いの仕事内容をシェアしました。
ワークショップの進行
今回も、神山まるごと高専の佐野淳也先生がファシリテーターとして参加！
裏話ですが、実は…佐野先生がファシリテーターをすることは、当日、ワークショップ開始直前に急遽決まりました（笑）ノープランからのスタートとなりましたが、そこは経験と知見のある佐野先生、ワークショップの目的や詳細を確認した後は超スピードでプログラムを組み立てていました！関係の質の重要性についても語られ、質を高めるためのワークとして、手法「マグネットテーブル」を用いて進行してくださいました。
マグネットテーブルで引きつけ合う仲間を見つけよう！
- テーマを共有し仲間を見つける
参加者が「似たもの同士」「化学反応が起きそう」「応援したい！」など、自分のテーマを共有し合い、気の合う仲間とグループを作りました。”時間がないグループ”、”連携したいグループ”など、それぞれの課題やテーマに近い内容で集まると話しやすいですね。 - グループで議論を深める
グループごとにテーマについて話し合いました。テーブルに座って模造紙や付箋も使いながらのディスカッション。共感し合う仲間同士の議論、次々と新しいアイデアが生まれました。 - 全体でアイデアを共有
最後に、各グループで話し合った内容を全員で共有しました。
見えてきた課題やアイデアの話し合いを通じて、課の垣根を超えた関係づくり
参加者からは以下の課題やアイデアが挙がりました。一部になりますがご紹介します。
- 職員同士が話す時間の不足
忙しさから職員間のコミュニケーションが取りづらい。どうすれば連携できる？ - 庁内ツールの活用不足
使用している連絡ツールが活用されていない。使いこなせていない人もいる。どうすればもっと活用できる？ - コミュニケーションの場の不足
気軽に雑談できたり、集まれる空間があるといいね！
こんな風に話し合いながら、課の垣根を超えた関係づくりを行いました。
関係の質を上げるアイデアがたくさん出ました。
ワークショップの感想
今回のワークショップでは、職員の皆さんの積極的な意見交換を通じて、連携（＝関係の質）を深めるための具体的な課題と解決の方向性が見えてきました。横のつながりを強化したり、例えば「用事はないけど顔を見に行く」ような時間は、遠回りのようで実は近道であると改めて実感しました。
NPO法人YOU&ゆうのInstagram
NPO法人YOU&ゆうのインスタグラムでも写真と共に今回のワークショップについて紹介されています。
本岡さんの文章はとっても読みやすく、現場の熱も伝わる素敵な内容なので引用でご紹介させてください。
2月9日に北島町役場で「庁内連携会議」が開催されました。
前回の開催は、11月24日。
「あったらいいな会議」が開催され、様々な課が参加し、仕事をする中で困っていること、疑問に思うこと、不安に思うこと、こんな環境だったら仕事しやすいな～など腹を割って話し合いました！今回も神山まるごと高専の佐野淳也先生と素敵なグラレコを作成してくださった合同会社USANETのさのはるかさんにご協力頂きました✨
今回の庁内連携会議の内容は、
「庁内各課のお仕事内容を教えてもらい、お互いの仕事内容を知ろう！」
というものでしたが、実は、会が始まる直前まで、進行の段取りがまとまっておらず(今思えば凄いことですが。。。)、急遽どのように進行していくか作戦会議が行われていました👀
ただ単に、教えあうだけでは何も進まないよね？
だから、、何？で終わってしまう。
どうしたら、次に繋げていくことができるようになるのか？重層的支援体制整備事業を進めていくにあたり、避けて通れないのは、やっぱり
「連携」‼️
遠回りのようだけど、実は近道なんじゃないかな？佐野先生の的確なファシリテートのおかげで、各メンバー共に熱い議論となり、方向性が定まりました👍
ということで、
前回の内容を踏まえ、「職員同士の顔が見える関係性づくり！」を主眼にワークショップを行うことになりました💡ノープランからのワークショップ！
そして進行は佐野先生に全任せ😅
(本当にすみません。。。)
荒波の大航海が始まりました(笑)しかし、そこはさすがの佐野先生です👏
今回、私は初めて聞いたのですが、「マグネットテーブル」という手法を用いたワークショップが行われました。
「引き合う仲間を見つけよう！」
「似たもの同士」⇒自分とよく似たテーマ
「化学反応」⇒一緒に話すと何かが起こりそう。
「応援したい」⇒この人のアイデアに乗っかりたい！１枚の紙に上記の内容を記載し、お互い公表し合って、気の合う仲間とグループ分け。
そのグループ内で「自分たちのできることは何か？」「どうすればそれが実現していくのか？」を検討し合いました！お互いが共感しあう仲間のグループなので、終始和気あいあい、次から次へとアイデアが湧き出ます！
お互い否定し合うことなく、建設な意見交換ができる。本当に楽しい時間でした😆最後は、各グループで話し合った内容を共有し合いました。
・職員同士が話をする時間を持てない。
・庁内で使用している連絡ツール用のアプリがあるが、あまり使い慣れていない。
・庁内に職員同士がコミュニケーションをとれる食堂が欲しい。など、どれも「連携」がうまくとれてない、といった内容が多かったです。
では、どうするか？
庁内に人が集まれる食堂をつくるにはどうしたら良いか？
アプリを使いこなせるようにするにはどうしたら良いか？色々と意見を交わしました💡
なかでも印象深かったのが、
「用事がなくても私のところに１日１回、お話に来なさい！」
でした(笑)確かにこうしてしまえば、必ずコミュニケーションをとる時間は確保できますもんね😁
(圧力が働くかは・・・さておき笑)多く声があったものに、「忙しいと思うからなかなか声がかけられない」という意見がありました。
相手が相手を気遣い、結局お互いに話をする機会を失っている。
でも、お互いに取り決めておけば、気を遣うことなく、コミュニケーションがとれます！当たり前かもしれませんが、なかなか忙しい業務のなかできるわけではありません。
素晴らしい気づきと取り組みだと思います🎉次回の庁内連携会議は、来春を目途に開催です。
どんどんパワーアップする庁内の職員の皆さん。大変なこの重層的支援体制整備事業を進めていくには、横の繋がり、庁内連携が必須です‼️
会を重ねるごとに連携が深まる職員の皆さん。明るい希望が見えてきましたね✨次回の庁内連携会議が楽しみです！
さのはるかさんの素敵なグラレコは画像に添付しております👏
いつもきれいにまとまっており、見やすくて振り返りにもってこいですね😊
庁内職員の皆様にも大好評です！ありがとうございました！
NPO法人YOU&ゆう 本岡
グラフィックレコーディングについて
今回も、会議の記録としてグラフィックレコーディングを担当しました。議論の内容を鮮やかにまとめることで、振り返りや情報共有に活用いただけたら嬉しいです。
今後も、職員の皆さんと一緒に、ビジュアル化を通じて未来の北島町を考える場をサポートができたらと思います。
グラフィックレコーディングのご依頼について
USANET合同会社では、行政や役場でのワークショップや会議でのグラフィックレコーディングを承っています。
情報の可視化や共有を通じて、地域の連携を深めるお手伝いをしています。ぜひお気軽にご相談ください！
